Les secrets d’une intégration Portail dans les bibliothèques

Je vous propose quelques conseils à suivre pour un bibliothécaire qui souhaite réussir une bonne intégration de ses ressources numériques au sein d’un portail de bibliothèque. Le manque de (in)formations sur le sujet entraine bien souvent des complexités affectant la qualité des services proposés sur le portail.

Conseil 1 : Définissez précisément votre projet

La mise en place d’un portail de bibliothèque est une décision qui nécessite une bonne préparation. Outre la bibliothèque et l’éditeur de portail, la réflexion doit prendre en compte l’intégration de ressources externes comme celles des éditeurs tiers (Vodeclic, Europress, Orthodidacte, Maxicours.com…). Les services proposés sur le portail doivent être accessibles et présentés de façon très simple tout en mettant leur utilité en valeur. Souvent facturés par les éditeurs de portail, le connecteur de type SSO (Single Sign On) qui permet une authentification automatique doivent également être inclus dans le cahier des charges du projet.

Lors de l’élaboration du portail, il est important de budgétiser en amont les ressources externes qui pourront y être intégrées. La mise en place d’un portail offre à l’établissement une excellente occasion de médiatiser de manière efficace les ressources numériques qu’elle met à disposition de ses adhérents.

Conseil 2 : Simplifiez l’accès pour vos adhérents

La manière d’accéder aux services d’un portail d’une bibliothèque joue un rôle essentiel dans son taux d’usage. L’adhérent dispose déjà d’un identifiant et d’un mot de passe pour se connecter au portail de sa bibliothèque. Il est alors difficile de demander à l’adhérent de saisir un identifiant et un mot de passe différents pour chaque service proposé. Une expérience utilisateur trop complexe ferait chuter le taux d’utilisation des ressources en ligne.

Il est donc très souhaitable d’utiliser un seul et unique identifiant et mot de passe pour tous les services du portail. C’est alors aux différents éditeurs de ressources numériques que revient la charge d’utiliser l’identifiant et le mot de passe bibliothèque de l’adhérent. Deux technologies permettent d’arriver à ce résultat : le http referer et le connecteur SSO.

Avec le http referer, il est possible d’obtenir une authentification unique mais pas de créer un compte personnalisé  sur la plate-forme de l’éditeur pour chaque adhérent. Ce dernier accède ainsi à la même plate-forme que les autres sans possibilité de conserver ses données personnelles. Les services dont il bénéficie sont alors limités.

Pour une parfaite intégration et une expérience utilisateur optimale, la meilleure solution consiste à authentifier les adhérents via un connecteur SSO. Une fois connectés sur le portail, ils n’ont plus besoin de saisir leurs identifiants pour accéder aux différentes ressources. De plus, cette solution permet de créer un compte personnalisé pour chaque adhérent.

Conseil 3 : Facilitez la recherche à vos adhérents

La recherche fédérée est l’un des piliers d’un portail documentaire. En effet, un adhérent qui recherche une information ou une documentation sur le portail d’une bibliothèque doit pouvoir la trouver parmi l’ensemble des ressources proposées par la bibliothèque, qu’elles soient sur un support physique ou un support numérique. Il est donc très important d’intégrer le catalogue des ressources à la recherche fédérée du portail. Par exemple, une personne qui souhaite écouter un morceau de Mozart sera également intéressée par des ouvrages critiques sur son oeuvre, ou un documentaire sur les artistes de la même époque.

Une bonne recherche fédérée doit permettre à l’adhérent de trouver rapidement ce qu’il cherche. Il est ainsi essentiel de référencer correctement les ressources avec des titres clairs et une description contenant les informations indispensables.

 

 

 

Conseil 4 : Conservez l’accès à la plate-forme partenaire

Chaque ressource numérique propose des services au sein d’une plate-forme conçue pour répondre aux exigences spécifiques de son domaine d’activité. Ainsi, on ne consulte pas de la même manière un livre numérique, de la musique en streaming ou des ressources d’auto-formation. Dans le cas de cette dernière par exemple, les évaluations et le suivi des formations sont indispensables. L’apprenant doit pouvoir disposer d’un espace personnel.

Il est très important pour le bibliothécaire de garantir la qualité des ressources auprès de ses adhérents. C’est pourquoi la consultation de chaque ressource numérique doit se faire sur la plate-forme de l’éditeur spécialiste. L’adhérent accède ainsi tout simplement à l’intégralité des services en ligne.

Conseil 5 : Médiatisez votre portail et vos ressources 

Un point essentiel après la mise en place d’un portail de bibliothèque est la médiatisation des ressources proposées. La page d’accueil du portail est un endroit clé pour médiatiser les ressources proposées. Elle doit diriger vers une page plus complète décrivant la ressource et ses bénéfices et proposer un lien pour y accéder.

Toutefois, le plus important reste la promotion du portail auprès des adhérents afin qu’ils visitent régulièrement le portail. Un moyen simple de communiquer avec l’adhérent est l’envoi d’un email. Trop souvent, les bibliothèques sont réticentes à utiliser ce type de communication assimilié à de la publicité. Pourtant, celle-ci peut être utilisée à bon escient : il s’agit simplement de les informer des services mis à leur disposition.

En savoir plus sur un exemple d’emails envoyés aux adhérents pour médiatiser une ressource.

Vodeclic et les Portails

Vodeclic travaille avec différents éditeurs de portails :

  • Archimed
  • Décalog
  • AFI
  • Bibliomondo
  • C3RB

A ce jour, plusieurs bibliothèques ont déjà intégré la solution de formation en ligne Vodeclic à leur portail :

À propos Michel Vongnarath
Product Manager @vodeclic - Formation bureautique en mode SaaS #elearning #marketing #web #emailing #social

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