Cas Clients : Groupe Star’s Service

Suite à la migration vers Microsoft Office 2010 de tous les postes de travail de son siège, Star’s Service propose un accompagnement pour l’ensemble de ses collaborateurs avec les formations Vodeclic.

Star’s Service

Créé en 1987, Star’s Service est le leader de la livraison à domicile de denrées périssables en milieu urbain et périurbain. La société propose une offre complète pour optimiser, organiser et gérer vos transports et votre logistique. Le Groupe compte plus de 2500 collaborateurs constitués principalement de chauffeurs / livreurs.

Quel était votre besoin ?

Le projet est de former l’ensemble des collaborateurs du siège (50 personnes) à la suite bureautique Microsoft Office 2010. Ce projet intervient à l’issue de la migration de l’ensemble des postes de travail concernés.

3 objectifs pédagogiques sont à atteindre :

  • Former les collaborateurs aux 4 composantes majeures de Microsoft Office 2010 (Excel, Word, PowerPoint et Outlook)
  • Valoriser leurs compétences historiques sur Microsoft Office 2003
  • Favoriser l’émergence d’une culture e-elearning

Star’s Services souhaite par ailleurs que tous les collaborateurs concernés soient formés au même moment. Les collaborateurs se répartissent de la manière suivante :

  • Responsables d’exploitation (30)
  • Responsables et assistantes RH (9)
  • Commerciaux (5)
  • Compta (3)
  • Contrôle de gestion (3)

Le secteur d’activités lié au transport de proximité requiert une flexibilité organisationnelle importante de façon à répondre aux très nombreux aléas potentiels liés aux milliers de prestations réalisées chaque jour. L’organisation nécessaire à une bonne productivité ne permet pas de bloquer des séances ou des plages horaires de formation.

Très impliquée dans la formation de ses collaborateurs, Star’s Service n’a jamais mis en place de solutions de e-learning, car elle considère que les solutions proposées correspondent aux grandes entreprises et qu’une PME n’a pas les moyens d’intégrer un système informatique de gestion et de déploiement de la formation.

Initialement, le besoin de formation à la bureautique Microsoft Office ne concernait que les 30 Responsables d’exploitation (RE) pour lesquels FORSEDIS, l’organisme de formation du groupe Star’s Services, a bâti le programme de l’Université STAR’S SERVICE (cursus de formation destiné aux managers d’une durée de 3 ans et diplômant par VAE). Pour ce cursus de formation long, l’optimisation des coûts était une priorité sans sacrifier l’efficacité bien évidement.

Quelle solution avez-vous choisie ?

Les formations classiques utilisées par le passé pour la bureautique étaient à la fois contraignantes, coûteuses et pas suffisamment souples compte tenu des niveaux des stagiaires. Par ailleurs, elle engendrait des difficultés liées à l’organisation, à l’absentéisme potentiel et à la logistique d’un dispositif en présentiel.

  1. Première solution envisagée : faire venir dans ses locaux un formateur une fois par semaine. Pendant 26 semaines, un formateur, spécialisé sur Microsoft Office 2010 aurait été à la disposition des collaborateurs, chaque vendredi. Il pourrait répondre aux problématiques des collaborateurs concernés. Le coût du dispositif s’élevait à 13.000 € HT.
  2. Finalement la solution e-learning proposée par Vodeclic répondait parfaitement à leur problématique pour un coût extrêmement concurrentiel. Star’s Services a donc décidé d’intégrer au programme de l’Université ce mode de formation pour la bureautique et d’en faire profiter d’autres collaborateurs qui avaient exprimé des besoins sur ce thème. De plus ce type de formation a l’énorme avantage de répondre en temps réel à une problématique professionnelle, ce qui facilite la tâche et optimise l’acquisition. Star’s Services choisit donc de tester une alternative innovante en e-learning répondant à ses objectifs pédagogiques ainsi qu’à ses problématiques organisationnelles.

Quels sont les avantages de la solution Vodeclic ?

La solution proposée par Vodeclic est une solution 100% web de formation informatique, facturée en mode SaaS. Vodeclic exploite son catalogue de formations produites en interne, ainsi que toutes ses briques applicatives développées également en interne.

La logistique de la formation consiste en un simple fichier Excel avec les noms, prénoms et e-mails

D’un point de vue opérationnel, la solution Vodeclic proposée comprend :

  • Un catalogue de formations couvrant l’intégralité des besoins : Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access
  • Un parcours de formations dédié aux différences entre les deux versions de Microsoft Office
  • Des services pédagogiques pour les apprenants : évaluation, bloc-notes, planning de formation, glossaire…
  • Des outils d’administration et de reporting pour le service Formation
  • Une plate-forme web Vodeclic, accessible 24/7 et compatible avec 100% des navigateurs internet
  • Une consommation illimitée pour les 50 collaborateurs pendant une durée de 3 mois

D’un point de vue organisationnel, la solution Vodeclic répond aux besoins de Star’s Services :

  • Simplicité d’accès à la solution sur internet sans aucune installation préalable
  • Flexibilité de la plate-forme consultable depuis n’importe quel ordinateur
  • Ergonomie épurée pour maximiser l’efficacité pédagogique
  • Performance du déploiement quasi instantané pour les 50 collaborateurs concernés

Quels ont été les points innovants de la solution ?

La solution mise en oeuvre répondait à l’ensemble des contraintes de Star’s Service.

La logistique de la formation pour Star’s Services consiste en un simple fichier Excel avec les noms, prénoms et e-mail des collaborateurs concernés. Aucune modification de la configuration sur le poste de travail n’a été nécessaire, ni l’implémentation d’une solution de gestion de la formation de type LMS.

La formation se déroule directement sur le poste de travail du collaborateur. Il s’organise en fonction de son planning. L’absentéisme est réduit à 0. L’organisation est entièrement confiée aux collaborateurs libres de se former à leur rythme. Ils disposent de trois mois pour se former, tout en démarrant leur formation au même moment que leurs collègues. L’impact sur les équipes informatique du Support Utilisateurs a ainsi été très faible.

Le coût total de la solution de formation représente moins de 4 jours de présence d’un formateur sur les 26 jours prévus initialement.

Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?

Les équipes Vodeclic ont été particulièrement efficaces pour la mise en œuvre de leur solution. En effet, la majeure partie de leurs clients démarrent, comme Star’s Services, leur première expérience de e-learning.

  • 1ère difficulté résolue : Convaincre en interne

Pour cela, Star’s Services (collaborateurs et management) a pu tester gratuitement la solution proposée en environnement réel afin de valider que celle-ci répondait à ses attentes. Les personnes ayant testée la solution sont  devenues des ambassadeurs favorisant la décision de tester le potentiel d’une formation en e-learning.

  • 2ème difficulté résolue : Communiquer autour du projet

Une attention particulière a été apportée à la communication du dispositif afin d’assurer la prise en main de la plate-forme par les collaborateurs (Création des comptes avec un mot de passe unique très simple personnalisable à la première connexion, e-mail de lancement du service envoyé par le service formation et envoi d’un guide de prise en main au format PDF). Le service formation dispose également d’outils lui permettant de communiquer sur le projet.

  •  3ème difficulté résolue : Faire adhérer à la solution

La première difficulté est d’avoir une formation adaptée à chaque utilisateur. Par ailleurs, les formations ne sont-elles pas d’un niveau trop élevées pour les collaborateurs ? L’aspect granulaire des formations Vodeclic et la capacité de chaque apprenant de se générer un parcours de formation spécifique ont pleinement répondu aux attentes de Star’s Services.

  • 4ème difficulté résolue : Faire vivre le projet

Afin de répondre à cet enjeu, deux actions sont mises en œuvre (un tutorat automatique en fonction du comportement du collaborateur sur la plate-forme afin de le relancer par e-mail l’invitant à continuer les formations commencées et lui conseillant des formations complémentaires ; une veille mensuelle réalisée entre Vodeclic et le département RH afin d’identifier les utilisateurs inactifs et d’opérer une relance directe par le responsable de formation).

Quels facteurs de succès retenez-vous du projet ?

Le positionnement tarifaire particulièrement compétitif proposé par Vodeclic a été décisif dans la décision de Star’s Service de rentrer dans le monde du e-learning. Mais ce qui a le plus séduit l’entreprise tient  plutôt dans la facilité d’évaluer la solution Vodeclic ainsi que les processus de déploiement et de mise en œuvre.

« Plug&Play » la plate-forme Vodeclic est pleinement concentrée sur la performance pédagogique de l’apprenant avec le strict nécessaire pour permettre à l’équipe formation de Star’s Services de monitorer les usages, et en favoriser l’utilisation.

D’un point de vue statistique, le taux d’utilisation de la solution Vodeclic atteignait 77% au bout d’un mois. Chaque utilisateur s’est formé pendant une durée moyenne de 3h10mn. Microsoft Excel est le logiciel qui est à l’origine du plus grand nombre de formations vues.

Quelles sont les futures évolutions du projet et les perspectives  ?

Le département formation de Star’s Services est particulièrement satisfait des résultats obtenus, à la fois d’un point de vue pédagogique, opérationnel et en termes de ROI.

L’entreprise est maintenant ouverte à renouveler l’expérience du e-learning avec Vodeclic et également dans d’autres domaines, pourvu que cela soit aussi compétitif d’un point tarifaire que la solution proposée par Vodeclic.

Star’s Services a décidé de mettre en place un accès permanent à l’année, pour favoriser, la formation continue et juste à temps.

À propos Michel Vongnarath
Product Manager @vodeclic - Formation bureautique en mode SaaS #elearning #marketing #web #emailing #social

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